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Claves en la estructura de una intranet

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Manuel Ayala

Digital Project Manager

La estructura de una intranet, la cual es una red privada, actualmente se configura como una valiosa herramienta que las empresas usan no solo para ser más eficientes y competitivas, sino también para optimizar y digitalizar sus procesos, así como retener el talento a largo plazo y, también hay que decirlo, evita el desperdicio de papel y envío de correos, y le ahorra tareas al departamento de recursos humanos.

La concepción de la intranet hace unos años era la de una página web interna a la que el trabajador podía acceder y así informarse de lo que ocurría en la empresa, por medio de noticias e información corporativa. También se refería a la conexión de todos los equipos de cómputo en la empresa por medio de cables, lo que limitaba su alcance.

Sin embargo, los tiempos cambian, y la tecnología lo hace más rápido. La intranet actual está basada en la nube, donde no solo se comparte información, sino también se llevan a cabo procesos para incrementar la colaboración de los trabajadores e influir y manejar los procesos de negocio.

Hay referencias que apuntan a establecer algunos hitos: en 1996 la intranet se conocía como una página web interna, a partir del año 2000 se empezó a estructurar como un portal de empleados. Una década después, en el 2010, hace una metamorfosis a intranet social, con la influencia de las redes sociales. Otra década después, o un poco antes, la estructura de una intranet se enfoca en la experiencia de usuario, un entorno requerido para desarrollar una buena experiencia de usuario, conocida también como DEX (Digital Employee Experience). Para explicar un poco esto, un artículo de Deloitte describe un gran ejemplo que puede usar recursos humanos para una simple tarea como el primer día de un empleado en una empresa:

  • Pregunta enfocada en el proceso: ¿qué necesitan hacer los nuevos empleados en su primer día?
  • Pregunta enfocada en la experiencia de empleado: ¿cómo queremos que sea el primer día de trabajo de un nuevo profesional?

Además, los avances vertiginosos que ha tenido la nube y los servicios ofrecidos por los gigantes tecnológicos hacen que sea cada vez más fácil proveer a los empleados una sola puerta de entrada a todos los sistemas de la empresa, con un usuario y contraseña, desde cualquier parte y con el respaldo de seguridad.

El auge de las redes sociales influyó también en las empresas, estas crearon versiones empresariales con menos datos, basados en la idea de que el corazón de una empresa es su talento humano.

Una intranet actual cuenta con distintas herramientas y microservicios en línea como software para correos electrónicos, chats, conferencias virtuales, programas ofimáticos, aplicaciones y servicios como SAP.

Por otro lado, la pandemia por el Covid-19 produjo la necesidad de herramientas para ser usadas en el teletrabajo y muchas personas vivieron un descubrimiento o redescubrimiento, por ejemplo, utilidades como Zoom tuvieron un crecimiento increíble. Hoy en día el uso de plataformas para videollamadas es la cotidianidad, y el uso de la intranet abre el camino hacia un entorno de trabajo digital.  

La siguiente es una lista de los recursos mínimos que debe ofrecer una intranet actual:

  • Directorio o lista de contactos de los empleados con información básica y actualizada, complementada con habilidades, conocimientos, pasatiempos.
  • Formularios, documentos y guías organizacionales que sean fáciles de encontrar (un buen repositorio de datos) y rellenar con autonomía.

  • Su estructura debe estar basada en la estrategia de negocio, esta modela la organización de la página web.

  • Información actualizada y disponible en cualquier momento, el sitio debe motivar visitarlo y ser responsive para usarlo en cualquier dispositivo (PC, portátil, celular o tableta).

  • Red social empresarial.

  • Plataformas de software de la empresa.
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